Sie sind müde? Sie sind gefühlt durch den Tag in der Apotheke gesprintet und dennoch fragen Sie sich, was sie eigentlich den ganzen Tag getan haben? Obwohl Sie gut beschäftigt waren, ist die To-do-Liste am Abend länger als am Morgen. Sie brauchen mehr Zeit. Doch wie kann Zeitmanagement im Strudel des Apothekenalltags gelingen?
Wer über zu wenig Zeit klagt, der sollte sich im ersten Schritt über seine Ziele klar werden. Nur dann kann die Zeit sinnvoll genutzt werden. Wo will ich hin? Die so häufig erwähnte positive und eigenverantwortliche Zielformulierung ist der erste Schritt zur Priorisierung. Daraus folgt fast automatisch ein erfolgreiches Zeitmanagement. Die Definition und Umsetzung von Zielen für die Apotheke ist Chef- und Teamsache. Die Unternehmensziele, aber auch die Ziele in den einzelnen Aufgabenbereichen sind Dreh- und Angelpunkt eines organisierten Tagesablaufes. Denn alle operativen Tätigkeiten zahlen auf diese Ziele ein.
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So trägt jeder Mitarbeiter die Verantwortung für sein individuelles Aufgabengebiet. Erst wenn Sie Ihre individuellen Ziele und die damit verwobenen Erwartungen kennen, können Sie entscheiden, was wichtig ist und mit der eigentlichen Priorisierung beginnen.
Unklar definierte Ziele sind Nährboden für Konflikte und Ineffizienz
Im zweiten Schritt erst geht es um die konkreten Aufgaben. Welche Tätigkeiten füllen tatsächlich meinen Alltag aus? Welche sind die, die mich meinem Ziel näherbringen?
Diese einfache Analyse bringt es oft ans Tageslicht: Ein Teil der getanen Tätigkeiten entspricht gar nicht der eigentlichen Aufgaben und den gesetzten Zielen. Unklar definierte Ziele sind Nährboden für Konflikte und Ineffizienz. Daher ist die Klärung der Zuständigkeiten so wichtig.
Was kann delegiert werden?
Zur eigentlichen Priorisierung empfiehlt sich eine Liste der Tätigkeiten, die nach der „Eisenhower Matrix“ geclustert werden:
- Was ist wichtig?
- Was ist eilig und wichtig?
- Was ist eilig?
- Was ist weder eilig noch wichtig?
Tätigkeiten, die für Ihren Arbeitsbereich eilig und wichtig sind, müssen zeitnah erledigt werden. Dies kann zum Beispiel die Reklamation eines Kunden sein. Oder die Importbestellung eines wichtigen Arzneimittels. Ein wenig anders verhält es sich mit dem jährlichen Mitarbeitergespräch. Dieses ist wichtig, aber nicht eilig. Es kann für einen passenden Zeitpunkt terminiert werden. Die Aufgaben aus diesem Cluster sind häufig Projekt- oder Führungsaufgaben.
Ist eine Tätigkeit nicht wichtig, aber dennoch eilig, sollte sie delegiert werden. Das Gleiche gilt für Tätigkeiten, die weder eilig noch wichtig sind: Diese können auf unbestimmte Zeit verschoben werden, wenn sie ohne Konsequenzen irgendwann in Vergessenheit geraten. Was dennoch getan werden muss, sollte möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen.
Der Zeitaufwand einzelner Aufgaben sollte mit den verfügbaren Ressourcen korrelieren. So ist bei der Priorisierung die Einschätzung des eigenen Zeitaufwandes zu berücksichtigen. Wer über zu wenig Zeit klagt, sollte sich selbstkritisch auf die Suche nach Zeitfressern machen.
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